Workflowmanagement

Ein Workflow ist ein Prozess (allgemein Geschäftsvorfall oder Vorgang / Arbeitsablauf), der aus einzelnen Aktivitäten aufgebaut ist, die sich auf Teile eines Geschäftsprozesses oder andere organisatorische Vorgänge beziehen.

Dabei beschreibt ein Workflow - im Gegensatz zum Prozess - ausführlich die operative Ebene; idealerweise so exakt, dass die folgende Aktivität durch den Ausgang der jeweils vorangehenden determiniert ist. Die einzelnen Aktivitäten stehen demnach in Abhängigkeit zueinander.

Ein Workflow hat einen definierten Anfang, einen organisierten Ablauf und ein definiertes Ende.

Allgemein sind Workflows organisationsweite arbeitsteilige Prozesse, in denen die anfallenden Tätigkeiten von Personen bzw. Software-Systemen koordiniert werden.

 

Durch die Nutzung eines Workflowmanagements ergeben sich in der täglichen Praxis einige Vorteile, die im Nachgang aufgeführt sind.
  • Gleichzeitiger Zugriff auf alle Dokumente
  • einheitliche Archivierung von Dokumenten (zentrale oder dezentrale Archivierungen sind möglich)
  • eindeutige Lenkung von Dokumenten
  • erhöhte Transparenz für alle Beteiligten durch Interaktivität
  • digitale Vernetzung aller Beteiligten
  • Optimierung von Arbeitsabläufen